Opinions
Une opinion de Marie-Laurence Dubois, présidente de l'Association des archivistes francophones de Belgique au nom d'un collectif (1). 

Les documents produits par les cabinets ministériels ne disposent d’aucun cadre légal clair. Cela laisse le champ libre aux responsables politiques de les détruire, ce qui favorise perte d’information et opacité.

Depuis quelques semaines, chaque nouveau scandale politique est l’occasion pour les acteurs publics de brandir le fanion de la bonne gouvernance, sorte de quête d’un nouveau Graal qui permettrait de sauver le pays des dérives qui semblent subitement le gangrener. Cette bonne gouvernance, mise en avant depuis les affaires Publifin, ISPPC, ou encore Samusocial, prône une certaine éthique du politicien mais pose surtout la question de la transparence. La "solution de crise" proposée par le politique prend la forme de commissions d’enquête parlementaires ou, plus récemment, d’une remise en question des majorités actuelles. Or, il est une matière qui n’est jamais abordée explicitement, mais qui aurait contribué à prévenir ces dérives et mauvaises gestions : la "bonne" gouvernance informationnelle, c’est-à-dire une gestion raisonnée des documents administratifs et leur conservation au sein d’un service d’archives intégré dans ces structures.

Consultation impossible

Pourtant, à l’heure actuelle, certains lieux de pouvoir ne font pas preuve d’assez de transparence et n’accordent pas le soin nécessaire aux archives qu’ils détiennent, empêchant la bonne gouvernance et, par là même, l’exercice de la démocratie. Les cabinets ministériels ou les intercommunales, pour ne citer qu’eux, ne sont en effet pas contraints de gérer et de conserver leurs archives. A moins d’initiatives personnelles ou collectives isolées, la consultation de ces documents par le citoyen, voire par un magistrat, est relativement difficile voire impossible.

Comment tolérer, par exemple, qu’une administration publique ne soit pas en mesure de fournir les procès-verbaux de ses propres conseils d’administration, à la demande expresse d’une commission d’enquête ?

Destruction de documents

Le renouvellement probable des exécutifs francophones pose une nouvelle fois la question de la gestion des documents des cabinets ministériels et de leur conservation. A chaque changement de gouvernement, en effet, nous observons et réprouvons, des destructions pures et simples de documents administratifs. De tels agissements ont déjà été signalés à de nombreuses reprises dans les médias, comme ce fut encore le cas à la suite des dernières élections.

La première législation belge sur les archives date de 1955. Il a ensuite fallu attendre plusieurs décennies pour que des initiatives décrétales tentent de l’adapter, tout autant aux réalités institutionnelles, qu’aux vertigineuses évolutions technologiques que nous connaissons. Du côté francophone, signalons que le décret wallon sur les archives de 2001 (qui évoque furtivement le cas des documents des cabinets) attend encore ses arrêtés d’application, tout comme d’ailleurs l’ordonnance bruxelloise de 2009… Quant à la Fédération Wallonie-Bruxelles, elle ne dispose pas encore à ce stade de décret organisant la gestion de ses archives.

Sans ces arrêtés d’exécution, les documents produits par les cabinets ministériels ne disposent pas à ce jour d’un cadre légal clair concernant leur conservation et leur accessibilité. Cela laisse donc le champ libre aux responsables politiques de les détruire purement et simplement, ce qui favorise une perte d’information et engendre une opacité du travail de nos gouvernants.

Pourquoi un tel laisser-aller ?

Comment, dès lors, le citoyen peut-il exercer son droit, son devoir de contrôle des décisions ? Comment les historiens, politologues, journalistes pourront-ils, dans le futur, décrire et analyser la vie politique de notre temps ? Au-delà de ces questions, les archivistes s’interrogent sur les raisons de cette absence de législation et tentent, dans leur travail quotidien, de pallier ces carences législatives.

L’étymologie même du mot archives, venant du grec ancien árkhô qui signifie commander, nous rappelle que le fait de gouverner est directement lié à la collecte et la préservation des documents officiels afin d’assurer un contrôle par le citoyen et de permettre une meilleure cohérence dans les décisions prises. Si une bonne gestion des archives est un des moteurs de la démocratie, la Déclaration universelle des archives insiste également sur le fait que les archives sont des sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente.

Insurmontable ? Pas du tout ! Comme gestionnaire de l’information, les archivistes sont amenés quotidiennement à réfléchir avec les dirigeants d’entreprises, d’ASBL ou d’administrations publiques ou privées sur la meilleure façon de revoir, de repenser les pratiques en matière de gestion documentaire. Ils sont également parmi les personnes de référence permettant d’accompagner ces structures vers une transition numérique inéluctable, synonyme de changement radical dans les processus de travail. La gestion de l’information se donne comme objectif de définir le cycle de vie d’une information et s’assure de son accès aisé et contrôlé au moment opportun.

L’avenir

Les dernières déclarations politiques donnent à penser qu’il existe un réel mouvement, une tendance à l’amélioration des systèmes de gouvernance et à une plus grande transparence de nos décideurs. Nous osons proclamer que ces objectifs ne pourront être atteints sans aborder la question de la gestion de l’information. Il s’agit d’un élément garantissant pleinement la démocratie en conservant les archives produites par toutes les composantes de l’Etat et de ses entités fédérées.

Puisque la gouvernance devient réellement l’enjeu des négociations, nous exhortons tous les partis à prendre conscience de la nécessité de cadrer la gestion de l’information, à commencer par la conservation des documents des cabinets ministériels et des administrations. A l’heure où l’information devient un atout, un enjeu commercial, il est important de mettre sur pied une véritable politique de gouvernance de l’information et il est nécessaire d’impliquer les gestionnaires de l’information dans ces réflexions. Nous voulons croire que cela est possible et sommes prêts à prendre part au renouveau en matière de gouvernance.

Voici la liste complète des signataires : Marie-Laurence Dubois (Consultante en gestion documentaire et archivage managérial et Présidente de l’Association des archivistes francophones de Belgique), Florian Delabie (Consultant en gestion de l’information et membre de l’AAFB), Quentin Bilquez (Archiviste et trésorier de l’AAFB), Frédéric Boquet (Archiviste et secrétaire de l’AAFB), Nicolas Delpierre (Historien-archiviste et vice-président de l’AAFB), Annette Hendrick (Archiviste indépendante, conseil en gestion documentaire et administratrice AAFB), Christian Joosten (Archiviste et administrateur de l’AAFB), Christine Machiels (Historienne-archiviste et administratrice de l’AAFB), Corentin Rousman (Historien, archiviste et vice-président de l’AAFB), Pierre-Alain Tallier (Archiviste et ancien administrateur de l’AAFB), Michel Trigalet (Historien, archiviste et administrateur de l’AAFB), Marie van Eeckenrode (historienne, archiviste et administratrice de l’AAFB).

Titre, introduction et intertitres sont de la rédaction. Titre original : La gestion de l’information, passage obligé pour une bonne gouvernance !