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La période préélectorale débutera en décembre 2011 par une information écrite au conseil et au comité, ou, à défaut, à la délégation syndicale. Cette information doit porter sur les éléments suivants : le nombre de membres du personnel par catégorie (ouvriers, employés, y compris les cadres et le personnel de direction, jeunes travailleurs), les fonctions du personnel de direction, les fonctions des cadres et la date d’affichage de l’avis annonçant la date des élections et la date envisagée pour les élections.

Depuis la nouvelle loi du 28 juillet 2011, l’information doit désormais aussi porter : "Sur la nature, les domaines et le degré d’autonomie ou de dépendance du siège vis-à-vis de l’entité juridique ou sur la nature, les domaines et le degré d’autonomie ou de dépendance des entités juridiques vis-à-vis de l’unité technique d’exploitation; lorsqu’un organe a déjà été institué, l’information ne porte que sur les modifications intervenues dans la structure de l’entreprise et sur les nouveaux critères d’autonomie ou de dépendance du siège vis-à-vis de l’entité juridique ou des entités juridiques vis-à-vis de l’unité technique d’exploitation."

Ces informations doivent être consignées sur un document ad hoc qui doit être affiché dans les diverses sections et divisions de l’entreprise. Cet affichage peut être remplacé par une mise à la disposition électronique du document, pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail. Enfin, une copie de ce document doit être téléchargée vers l’application Web spécialement prévue à cet effet sur le site Internet du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ou être directement envoyée aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres.

Après l’information, l’employeur consultera - entre le soixantième et le trente-cinquième jour précédant celui de l’affichage de l’avis annonçant la date des élections - le conseil, le comité ou, à défaut, la délégation syndicale, puis communiquera par écrit - au plus tard le trente-cinquième jour précédant celui de l’affichage de l’avis annonçant la date des élections - ses décisions concernant (notamment) le nombre d’unités techniques d’exploitation ou d’entités juridiques pour lesquels des organes doivent être institués. Des recours contre les décisions de l’employeur sont prévus par le législateur. Ils sont fréquents.

Pour rappel, c’est l’entreprise en tant qu’unité technique d’exploitation (ci-après UTE) qui est visée pour la constitution du conseil ou du comité. L’UTE est déterminée à partir de critères économiques et sociaux (en cas de doute, ces derniers prévalent). Concrètement, plusieurs cas de figure peuvent se présenter : l’UTE coïncide avec l’entité juridique, l’entité juridique est composée de plusieurs UTE, et l’UTE est composée de plusieurs entités juridiques.

Pour éviter de devoir organiser des élections sociales, certains sont tentés de scinder leur entité juridique en deux ou plusieurs entités juridiques en veillant à ce que chacune d’elle occupe moins de 50 travailleurs. Le procédé est connu, mais n’est pas infaillible. En effet, le législateur a prévu que plusieurs entités juridiques étaient présumées, jusqu’à la preuve du contraire, former une UTE s’il pouvait être apporté la preuve :

1. que, soit ces entités juridiques font partie d’un même groupe économique ou sont administrées par une même personne ou par des personnes ayant un lien économique entre elles, soit ces entités juridiques ont une même activité ou que leurs activités sont liées entre elles (critères économiques);

2. et qu’il existe certains éléments indiquant une cohésion sociale entre ces entités juridiques comme, notamment, une communauté humaine rassemblée dans les mêmes bâtiments ou des bâtiments proches, une gestion commune du personnel, une politique commune du personnel, un règlement de travail ou des conventions collectives de travail communes ou comportant des dispositions similaires (critères de cohésion sociale).

Lorsque sont apportées la preuve d’une des conditions visées au point 1 et la preuve de certains éléments visés au point 2, les entités juridiques seront alors considérées comme formant une seule UTE avec plus de 50 travailleurs. Si les conditions à caractère économique sont remplies, l’employeur a toujours la possibilité - quoique cet exercice soit très difficile - de renverser la présomption légale en apportant la preuve que la gestion et la politique du personnel ne font pas apparaître des critères sociaux caractérisant l’existence d’une unité technique d’exploitation.

Enfin, on relèvera que la notion d’UTE n’est pas nécessairement la même selon qu’il s’agit du conseil ou du comité. En d’autres termes, on pourrait très bien avoir 1 conseil compétent pour trois entités juridiques et 1 comité par entité juridique si les activités des trois sociétés et les risques qu’elles génèrent sont très différents.