Après la suspension de toutes les soirées sur le site de Louvain-la-Neuve, l'UCLouvain a pris de nouvelles dispositions pour limiter la propagation du coronavirus au sein de l'Université.

Rappelons qu'après la détection d'un cas positif, certains étudiants de kots à projets, qui présentaient des symptômes grippaux, avaient décidé de se mettre spontanément en quarantaine. 

Voici le détail des nouvelles mesures.

1. Voyages à l’étranger

1.1. Les voyages d’étude organisés par les facultés de l’UCLouvain doivent être postposés ou annulés. Cette disposition est valable jusqu’au 19 avril 2020 au minimum.

1.2. Tous les voyages professionnels à l’étranger des membres du personnel sont interdits sauf raisons impératives jusqu’au 19 avril 2020 au minimum. En cas de raisons impératives, la demande doit être introduite auprès du ou de la supérieure hiérarchique quelle que soit la durée du voyage.

1.3. Tous les départs de mobilité étudiante Erasmus/Fame-Mercator encore prévus d’ici le 19 avril 2020 au minimum doivent être postposés ou annulés.

2. Accueil de personnes de l’étranger

2.1. L’accueil de personnes internationales qui ne sont pas encore en Belgique est déconseillé jusqu’au 19 avril 2020 au minimum. En cas de raisons impératives, les principes généraux pour l’accueil de personnes qui ne sont pas encore en Belgique, que ce soit à l’égard d’étudiantes/étudiants ou de collègues internationaux sont les suivants :

• La personne doit avoir l’autorisation de voyager de son institution d’origine

• La personne doit être mise au courant du niveau de propagation en Belgique

• La personne doit accepter de prendre la responsabilité des risques de contamination

• La personne ne doit pas présenter de symptômes au moment du départ

• Une fois sur place, la personne doit accepter de suivre les dispositions prises en vue de la limitation de propagation de virus

• La personne qui accueille peut déconseiller de venir si le niveau de propagation du virus est trop élevé.

2.2. Pour les étudiantes et étudiants en mobilité entrante qui sont déjà à l’UCLouvain ou les invités et invitées qui sont en Belgique, il est important de s’assurer qu’ils et elles disposent de toutes les informations institutionnelles sur les dispositions prises pour limiter la propagation du virus et qu’ils et elles sachent comment accéder aux soins en Belgique. Nous comptons sur la collaboration de toutes et tous pour aider à rendre cette information accessible.

3. Adaptation des conditions de travail

3.1. Sur le lieu de travail, des dispositions sont à encourager pour maintenir une distance physique d’un mètre entre les personnes. Ceci inclut des aménagements de l’environnement physique de travail.

3.2. Les personnes fragiles, les personnes qui développent des symptômes, les personnes en auto-quarantaine, ou celles qui ont côtoyé de près des personnes infectées, sont invitées à prendre contact avec leur responsable hiérarchique afin de voir les possibilités de télétravail.

4. Adaptation des modalités d’enseignement

Les enseignantes et enseignants sont encouragés dès à présent à se familiariser aux options d’enseignements à distance afin de choisir la ou les modalités les plus appropriées à leurs activités. Un courrier de la prorectrice à l’enseignement et à la formation sera envoyé prochainement aux enseignantes et enseignants pour préciser les modalités disponibles.

Dès à présent, les enseignantes et enseignants peuvent prendre l’initiative de dispenser des cours à distance, à condition de s’assurer que les étudiantes et étudiants soient correctement informés des modalités.

5. Réunions non-essentielles

Concernant les réunions, il est recommandé d’étudier la pertinence du maintien de celles-ci. Si le sujet d’une réunion ne revêt pas d’urgence, il est proposé de la postposer. Si la réunion est maintenue, il est recommandé de privilégier les appels téléphoniques mutuels (« conference calls ») ou l’utilisation d’outils informatiques collaboratifs comme la plateforme Teams disponible à l’UCLouvain. Si la tenue physique de la réunion est inévitable, il est suggéré de la limiter dans le temps, de permettre la participation virtuelle à celle-ci, ou d’envisager des locaux de plus grande capacité pour permettre une distance entre les participants.

6. Flexibilité des horaires de travail du personnel

Adopter une flexibilité des horaires est demandé par les autorités fédérales en vue d’éviter la surpopulation dans les transports en commun aux heures de pointe. Si vous souhaitez bénéficier d’une telle mesure, nous vous invitons à en discuter avec votre responsable hiérarchique. Dans certaines circonstances, une flexibilité horaire ne sera pas possible et c’est au responsable hiérarchique que revient la décision de ce qui peut raisonnablement être mis en oeuvre.

7. Evénements de masse et colloques

7.1. Conformément aux directives des autorités fédérales, toute activité organisée par une entité de l’UCLouvain qui se déroule à l’intérieur avec 1000 personnes doit être postposée ou annulée.

7.2. Il est recommandé de reporter ou d’annuler les colloques, conférences, ou congrès organisés par l’UCLouvain quel que soit le nombre de participants. Cette précaution est valable jusqu’au 19 avril 2020 au minimum.

8. Dispositions financières

Nous sommes conscients que ces mesures vont engendrer une série de désagréments, notamment pour l’annulation d’évènements et de voyages pour lesquels il y a eu des engagements financiers. Nous examinerons les demandes d’intervention financière au cas par cas et invitons les personnes concernées par une annulation d’une activité pour laquelle il y a eu un engagement financier, d’introduire une demande dûment justifiée.