Si toute entreprise dispose d’une adresse postale officielle, il en va autrement de l’adresse email. Il est temps de numériser le siège social des entreprises.


Une opinion d'Adrien van den Branden et Mathieu Maniet, respectivement avocat chez Law for Tech et avocat chez Altius.


En tant qu’avocat, nous sommes régulièrement amenés à envoyer des courriers recommandés par la poste. Soit que la loi nous le prescrit (notamment pour qu’une mise en demeure ait l’effet d’interrompre la prescription), soit que nous devons nous assurer (dans l’intérêt de notre client) que l’envoi et la réception du courrier aient date certaine.

La pratique du recommandé postal contraste avec la vague du digital qui entraîne un flux toujours plus grand d’informations dématérialisées. L’Américain Ray Tomlinson fut le premier d’une longue série à envoyer un email - c’était en 1971. Quarante ans plus tard, le monde échange environ 270 milliards d’emails chaque jour. L’envoi de ces emails est gratuit, instantané et sécurisé, au contraire du recommandé, qui est payant (environ 8 euros avec accusé de réception), lent (un ou deux jours ouvrables) et qui peut se perdre dans le tri (ce qui est le cas pour environ 15.000 courriers par an en Belgique). Qu’est-ce qui explique donc l’incroyable survie du recommandé à l’ère du digital ?

L’avantage déloyal du recommandé postal

La longévité du recommandé postal s’explique par son principal avantage : la sécurité juridique. Au-delà de la date certaine d’envoi et de réception (caractéristique dont l’email bénéficie aussi dans une certaine mesure), le recommandé postal est le seul à garantir légalement que le courrier a été adressé au bon destinataire à la bonne adresse. L’email possède beaucoup d’atouts dont celui de garantir l’intégrité du contenu du message. Il lui manque toutefois celui de la certitude de pouvoir joindre un destinataire bien identifié.

Pourtant, le courrier recommandé électronique existe. Depuis son entrée en vigueur, le Règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014, complété par de nouvelles dispositions dans le Code de droit économique, offre la possibilité aux utilisateurs de faire appel à un service d’envoi recommandé électronique qualifié. Un email transmis par ce service bénéficie d’une présomption quant à la date de réception, l’intégrité des données, l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié et - ô combien important - leur réception par le destinataire identifié.

Or, la réunion des conditions pour fournir un service d’envoi recommandé électronique qualifié s’apparente à un véritable chemin de croix. Les prestataires de services, certains plus sérieux que d’autres, préfèrent donc offrir des services dits non qualifiés. Ces derniers bénéficient seulement du principe de non-discrimination : un juge ne pourra pas écarter l’effet juridique et la recevabilité d’un courrier recommandé électronique au seul motif qu’il est électronique ou qu’il n’est pas qualifié.

Cela signifie concrètement qu’en cas de contestation relative à un courrier recommandé électronique non qualifié, le juge devra évaluer au cas par cas si le service offre des garanties suffisantes de sécurité.

L’une des questions qui se pose alors est celle de l’identification du destinataire de l’envoi recommandé électronique, et plus exactement de la possibilité de vérifier l’adresse email de celui-ci.

En effet, dans l’envoi postal, l’adresse du destinataire est garantie au moyen d’un registre officiel d’adresses tenu par l’État. Les autorités communales enregistrent le domicile légal des particuliers. Les annexes du Moniteur Belge listent le siège social des entreprises et des associations. La tenue de ces registres n’exclut bien entendu pas la possibilité que le destinataire ait déménagé ou qu’une autre personne ne réceptionne ou ne lise le courrier. Il incombera toutefois au destinataire d’apporter une preuve contraire pour convaincre un juge qu’il n’a pas réceptionné le courrier.

Par analogie, toute personne devrait pouvoir envoyer des courriers recommandés électroniques à des entreprises dont l’adresse email est officielle et facilement accessible.

Un siège social digital

Si toute entreprise dispose d’une adresse postale officielle, il en va autrement de l’adresse email. Aujourd’hui, le Code de droit économique impose à toute entreprise d’afficher une adresse (éventuelle) de courrier électronique à des fins de prise de contact. Le nouveau Code des sociétés prévoit que les entreprises peuvent éventuellement renseigner une adresse email (l’obligation n'incombe qu'aux sociétés cotées) mais celle-ci ne fait foi que vis-à-vis des actionnaires et pas du public en général.

La loi n’impose pas aux entreprises de disposer d’une adresse email (à l’exception des sociétés cotées) et encore moins de la renseigner à l’égard des tiers comme adresse officielle pour la réception de recommandés électroniques. L’insécurité juridique - doublé à une certaine forme d’immobilisme des professionnels du droit - explique pourquoi, en tant qu’avocats, nous envoyons encore et toujours nos courriers recommandés par la poste.

Pourtant, la solution est à portée de clic : obliger les organisations à disposer d’une adresse email d’entreprise et de la publier aux annexes du Moniteur Belge (ou sur tout autre registre accessible en ligne comme la Banque Carrefour des Entreprises). Certains critiques diront que la publication systématique des adresses email dans un registre en ligne exposerait les entreprises à un risque plus important de cyber attaques ou de spamming. Qu’ils soient rassurés. Des techniques de brouillage (effacement de l’hyperlien, affichage en format photo, redirection CSS, captcha, activation préalable d’un compte d’accès, etc.) permettent de protéger l’exposition de ces adresses.

Il est temps de digitaliser le siège social des entreprises et des associations pour rendre l’échange d’informations plus économique, plus fluide et plus sûr.