La constitution électronique des sociétés et des associations : un pas supplémentaire vers la digitalisation des entreprises

Une chronique signée Edouard-Jean NAVEZ, Professeur à l’UCLouvain, Notaire à Wavre.

La constitution électronique des sociétés et des associations : un pas supplémentaire vers la digitalisation des entreprises
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Contribution externe

Grâce à l’application StartMyBusiness, développée par la Fédération du Notariat, les entrepreneurs ont déjà la possibilité de démarrer la création de leur société en ligne, en pré-encodant ses principaux éléments constitutifs. A partir du 1er août 2021, il sera désormais possible de constituer une société, une association ou une fondation de manière totalement digitale. Répondant à une exigence européenne, cette évolution s’inscrit dans un mouvement plus large de digitalisation du droit de l’entreprise.

Depuis plusieurs années déjà, le système du e-dépôt permet l’enregistrement des actes notariés de sociétés et leur publication par voie numérique, dans des délais nettement plus courts que le dépôt sur support papier traditionnel. A l’heure actuelle, les fondateurs d’une société peuvent ainsi disposer d’un numéro de TVA, quelques heures à peine après la signature de l’acte constitutif. L’inscription à la banque-carrefour des entreprises et les formalités administratives de démarrage de l’activité peuvent, elles-aussi, être réalisées en ligne via les services des secrétariats sociaux.

En 2019, la Fédération des Notaires et l’ITAA (institut des experts-fiscaux et comptables) ont également développé la plateforme eStox qui permet de dématérialiser la tenue du registre des actions et de faire apparaître leurs spécificités (par exemple des droits de vote multiples ou l’attribution d’un dividende préférentiel). Un lien direct est par ailleurs créé entre eStox et le registre « UBO » du SPF Finances, en vue d’assurer l’actualisation des coordonnées des « bénéficiaires effectifs » des sociétés.

Ces outils sont en ligne avec le nouveau Code des sociétés et des associations, qui laisse davantage de place aux technologies modernes de communication, et autorise la prise de décision à distance par les membres des organes sociaux.

Dès le 1er août prochain, tous les ressortissants européens (personnes physiques ou morales) auront la possibilité de créer une société, une association ou une fondation via un acte de constitution dématérialisé, à savoir un acte reçu non plus sur un support papier, mais sur un support électronique. Pour autant qu’il n’emporte pas d’apport en nature, cet acte dématérialisé pourra également intervenir à distance, c’est-à-dire sans déplacement physique des fondateurs chez le notaire. La comparution des parties interviendra alors par vidéoconférence, tandis que leur identification et la signature de l’acte seront réalisées électroniquement, via l’application « eID » ou « itsme ID ». L’acte dématérialisé sera ensuite conservé dans la Banque des actes notariés « NABAN », qui permet déjà la consultation sécurisée par les citoyens de la version numérique de tous les actes notariés traditionnels signés depuis le 1er janvier 2015.

Une plateforme de constitution en ligne, mise en place et gérée par la Fédération des notaires, facilitera la création dématérialisée des personnes morales en fournissant aux fondateurs toutes les informations relatives au choix de la forme sociétaire à adopter et aux formalités de constitution. La dimension révolutionnaire de cette plateforme réside dans le fait qu’elle constituera une interface privilégiée (mais pas obligatoire) entre le notaire et les fondateurs, en permettant à ceux-ci de s’identifier de façon sécurisée et de transmettre à l’étude notariale des documents légaux avant la fixation d’une date de signature de l’acte par vidéoconférence. Enfin, la plateforme permettra aux entrepreneurs qui le souhaitent d’opter pour un modèle standard d’acte constitutif de société à responsabilité limitée.

Ces évolutions reflètent l’adaptation permanente du notariat à la transformation numérique de l’entreprise. Malgré la digitalisation qui est à l’oeuvre, le législateur a confirmé l’importance de l’intervention notariale au chevet des entreprises qui démarrent. Celle-ci se traduit notamment par un

devoir d’information et de conseil portant aussi bien sur les orientations juridiques de l’acte constitutif que sur l’incidence du régime matrimonial des fondateurs ou la description des responsabilités encourrues par les fondateurs et administrateurs. La misssion de contrôle notarial s’exerce également à travers une série de vérifications portant, entre autres, sur l’identité des fondateurs, leur capacité entrepreneuriale et les interdictions professionnelles, l’originalité de la dénomination choisie, la régularité des apports, le respect de la réglementation anti-blanchiement, la licéité de l’objet et du but, la conformité du plan financier, ainsi qu’une multitude d’autres conditions de validité de l’acte constitutif. Ce contrôle notarial subsistera dans un environnement digitalisé afin d’assurer une sécurité juridique optimale.

Les propos de l’auteur lui sont personnels, et n’engagent pas les institutions auxquelles il appartient.