Décideurs & chroniqueurs Jusqu’à il y a peu, nous étions tous fous de l’open office, un espace de bureau ouvert où plus personne n’a une place fixe.

Les organisations avaient opté pour ces bureaux flexibles afin d’économiser de l’espace et des coûts. Pourquoi faudrait-il que tout le monde ait son propre bureau alors que les employés ne sont jamais tous au bureau en même temps ? Il y a toujours quelqu’un qui assiste à une réunion en dehors de l’entreprise et nous travaillons de plus en plus un jour ou deux par semaine à la maison.

Travailler dans une structure flexible de ce type devrait aussi rapprocher les employés. C’est ce que l’on pensait. Avec un bureau fixe, les employés sont aussi toujours entourés des mêmes collègues. Jour après jour, tout au long de l’année. Avec les bureaux flexibles, les contacts mutuels entre les employés allaient être stimulés. L’ambiance de groupe de l’organisation atteindrait un niveau sans précédent. Et quand il y a une bonne ambiance, les idées coulent comme un fleuve d’or débouchant sur une mer de nouvelles opportunités.

Malheureusement, nous savons maintenant que cela ne se passe pas de cette façon. Le bureau flexible permet d’économiser de l’espace et du temps : cet objectif a certainement été atteint. Par contre, l’interaction sociale plus riche qui devait être une source d’inspiration ne s’est pas produite, en tout cas pas dans la mesure où on l’espérait. Rendre un bureau flexible, c’est possible, mais pour les personnes, ce n’est pas si facile. De nombreux employés continuent à préférer un poste permanent. Nous sommes des créatures d’habitudes. "Oublier" subtilement une photo de famille sur le bureau pour revendiquer une place : ça arrive. Et quand on change de place tous les jours, on n’a pas toujours de la chance. Plutôt qu’une plus grande concertation mutuelle entre les personnes de différentes équipes, il y a juste moins de contacts. Il s’avère que les personnes se coupent souvent littéralement de leur environnement avec un casque téléphonique. Parce qu’il y a trop de bruit ambiant, parce qu’elles souhaitent se concentrer sur une tâche spécifique sans être dérangées… L’espace ouvert se transforme ainsi en un ensemble de petits îlots individuels.

Nous constatons que le bureau flexible ne répond que partiellement aux besoins de l’employé moderne. Celui-ci a un travail de plus en plus complexe, qui comporte de plus en plus d’activités différentes. Chez HP, nous avons effectué des recherches et mené des enquêtes pour comprendre comment il est possible de simplifier et améliorer l’expérience des employés sur le lieu de travail. Ces études montrent que nous devons disposer d’un environnement qui facilite au mieux chaque tâche spécifique. C’est ainsi qu’est né The Office of the Future conçu par HP et le concept de l’espace de travail basé sur les activités (Activity Based Workspace - ABW) (1).

Un certain nombre de zones sont créées pour permettre aux employés d’effectuer des tâches spécifiques de manière optimale. Pour une mise en place réussie d’un tel espace, nous devons veiller à ce que la métamorphose ne concerne pas uniquement le lieu de travail. La culture de travail et la technologie sur le lieu de travail doivent également évoluer. Et sachant que nous sommes des créatures d’habitudes, nous devons nous assurer que tout le monde soit motivé pour que cette transformation soit une réussite.

(1) Workplace 2020, the technology that powers the near-future office, 1er juin 2016

Une opinion de Koen van Beneden, General Manager Personal Systems