Depuis 11 mois, le travail à domicile (TAD) est devenu "la norme" pour de nombreux employés. L’augmentation massive du TAD a provoqué la numérisation de la communication et de la collaboration organisationnelle, dont les réunions virtuelles sont désormais l’emblème, mais dans quelle mesure permettent-elles de maintenir le business as usual ?

Pour répondre à cette question, nous avons mené une étude portant sur le vécu des réunions virtuelles dans cinq universités belges, qui ont assuré la continuité de leurs activités de recherche et d’enseignement tout au long de la pandémie. À partir des réponses de 814 employés, nous avons analysé le lien entre les réunions virtuelles et la productivité et le bien-être.

L’aisance à prendre la parole

Concernant la productivité, nous avons examiné deux facteurs-clés de l’efficacité et du fonctionnement démocratique et inclusif des réunions : la modération et l’aisance des participants à prendre la parole. La modération cristallise les enjeux relatifs à l’efficacité et à la participation en réunion puisqu’elle porte sur la répartition du temps de parole et sur la gestion de l’ordre du jour.

Or, selon les répondants à l’enquête, elle est plus importante lors des réunions virtuelles, qui rendent la prise de parole plus difficile. Cette difficulté accrue est principalement liée au manque d’éléments de communication non-verbale, comme les regards, les hochements de tête et les gestes de la main, qui orchestrent les flux de conversation et l’émergence des consensus lors de réunions en face-à-face.

De plus, des facteurs technologiques comme de mauvaises connexions ou l’utilisation du bouton de mise en sourdine, entravent la fluidité de la communication en réunion. Enfin, les difficultés à s’exprimer concernent plus particulièrement les personnes occupant une position située au bas de l’échelle hiérarchique et les femmes. Les réunions virtuelles seraient donc moins inclusives et aggraveraient donc une situation d’inégalité, en termes de prise de parole, qui préexistait à la pandémie.

Une perte de temps

Concernant le bien-être, nous avons interrogé sur l'effet du nombre de réunions virtuelles et du rôle qu’elles remplissent. Les réunions sont parfois, en contexte de crise ou non, décrite comme une perte de temps et à l’origine de frustrations par rapport au travail à réaliser. Or, avant la pandémie, des études ont établi un lien entre l’(in-)satisfaction relative aux réunions et l’autonomie des employés et leur satisfaction au travail.

Notre enquête montre que depuis le début de la pandémie, les répondants qui déclarent travailler davantage ont aussi plus de réunions, et cette augmentation concerne principalement celles et ceux qui occupent une position située au bas de l’échelle hiérarchique. Deux raisons principales permettent de comprendre cette augmentation.

D’une part, dans le contexte fortement incertain de la pandémie, les réunions jouent un rôle crucial dans la recherche de sens du travail et de solutions face à la crise. D’autre part, les problèmes de coordination du travail qui étaient, avant la crise, résolus grâce à des interactions informelles sur le lieu de travail, nécessitent, dans le contexte de la crise, de programmer des réunions virtuelles. De ce point de vue, cette augmentation pourrait améliorer le bien-être en donnant aux employés un plus grand sentiment de contrôle sur leur travail ; dans la mesure où ils participent explicitement à des discussions qui, auparavant, avaient lieu de manière spontanée et informelle.

En conclusion, nos résultats démontrent que le statu quo ne peut pas être pris pour acquis lorsque les réunions en face-à-face sont remplacées par des réunions virtuelles, surtout dans le contexte d’une généralisation non choisie du télétravail. Notre enquête démontre, en effet, des répercussions négatives sur la productivité et le bien-être, et ces conséquences sont généralement plus marquées pour les femmes et les employés occupant une position située au bas de l’échelle hiérarchique.