Grâce à l'avènement des PC, des tablettes , des objets connectées , de l'internet, du courrier électronique, de la connectivité à large bande, des ordinateurs portables, des téléphones portables, de l'informatique en « cloud » et de la vidéotéléphone, l'adoption du travail à distance s'est accrue depuis les années 2010. La pandémie a accéléré la propension au travail à distance pour de nombreuses organisations. Cela présente des avantages notables : Les entreprises peuvent réaliser des économies sur les coûts immobiliers et autres , embaucher et utiliser des talents à l'échelle mondiale, atténuer les problèmes d'immigration et réaliser des gains de productivité, mais des inconvénients restent à être constatés.

Explorons en les avantages…

Pour les individus

La génération des « milléniaux » ou aussi appelée les « digital native » , né après 1980, semblent captivés par l'idée que le travail à distance leur permettrait de devenir des "nomades numériques". La possibilité de travailler partout est exceptionnelle pour l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée cela devient capital pour optimiser la qualité de vie. La proximité du siégé de la société ou de ses bureaux n’est plus un critère de choix d’entreprise il s’ensuit plus de possibilités d’ajuster ses ambitions professionnelles avec le choix de l’entreprise indépendamment de sa localisation. Pour beaucoup, le travail à distance permet de mieux répartir les tâches ménagères, de dormir davantage, de se réapproprier du temps et d'être plus productif.

Pour les organisations

De nombreuses études récentes révèlent que le travail distanciel augmente l'engagement des employés - une mesure importante de la réussite pour toute entreprise. Les travailleurs sont non seulement plus heureux, mais aussi plus productifs. Dans certaine région, le fait de travailler n'importe où peut inverser la fuite des cerveaux. Moins d'employés au bureau signifie moins d'espace requis et des coûts immobiliers réduits. On peut s'assurer que chaque projet est géré par des employés ayant les bonnes compétences, où qu'ils se trouvent. Le taux d’attrition , la fidélité des employés , est également un résultat positif de la décision de l'entreprise d'être totalement distante. Dans certaines organisations , le bénéfice net, y compris les augmentations de productivité et les économies de coûts qu'ils ont constatées, est égal à plusieurs milliers d’euros par an pour chaque travailleur.

Pour la société

Cela permet d'inverser la fuite des cerveaux qui touche souvent les marchés émergents et les régions défavorisées économiquement. Le travail à distance est également bénéfique pour l'environnement. L'élimination de nombreux déplacements, en particulier dans les endroits où la plupart des gens se déplacent en voiture, permet de réduire considérablement les émissions. Le télétravail apporte une solution concrète à l’encombrement et la pollution des voies de communications et des grands centres urbain comme Bruxelles ou Anvers .

Mais aussi les inconvénients…

Le bureau - avec ses salles de réunion et ses espaces de pause et ses possibilités d'interaction tant formelle qu'informelle - est un mode de vie depuis si longtemps qu'il est difficile d'imaginer s'en débarrasser. Des questions dogmatique sont aussi mis à l’ordre du jour : comment surveiller les gens ?comment se redéfinit le rôle de la hiérarchie distancielle ? Comment redéfinir des objectifs SMART ? La communication synchrone devient plus difficile. Des outils tels que Zoom, Skype, Webex, Microsoft Teams ou Google Hangouts peuvent être utiles pour ceux qui travaillent dans le même fuseau horaire, mais pas pour ceux qui sont répartis plus loin ; il s’agit donc de se familiariser avec la communication asynchrone, que ce soit par le biais d'un canal Slack, d'un portail sharepoint intra-entreprise personnalisé, ou même d'un document Google partagé dans lequel les membres de l'équipe indisponible ou opérant dans un autre fuseau horaire écrivent leurs questions et commentaires auxquels les autres membres répondront à la première occasion. Pour le brainstorming synchrone, les entreprises utilisent des appels vidéo et des tableaux blancs en ligne tels que Miro, Stormboard, IPEVO Annotator, Limnu ou MURAL, mais encourage également les employés à utiliser des moyens asynchrones de résolution des problèmes grâce aux fils de discussion du type Slack Channel. Le fait de ne pas être confiné dans un bureau normatif a pour conséquence de changer de rythme de travail . L’environnement familial devient bureau et cela a pour conséquence de travailler plus et n’importe quand . Pour faire face à cette nouvelle addiction, le droit à la déconnexion est sollicité . De plus, tous les domiciles ne possèdent pas un endroit adéquat pour s’isoler pour travailler , l’aménagement des endroits de vie en bureau a un coût aussi .

Partager les connaissances devient également un enjeu majeur et cela peut se résoudre par la mise en place d’outil de productivité personnelle comme Odoo, MyWorkplace ou des portails spécifiquement développés sur mesure .

Socialisation, camaraderie et mentorat

Une autre préoccupation majeure, citée par les dirigeants et les travailleurs, est le risque que les gens se sentent isolés socialement et professionnellement, déconnectés de leurs collègues et de l'entreprise elle-même, en particulier dans les organisations où certaines personnes sont co-localisées et d'autres non. Créer des interactions aléatoires planifiées avec une plateforme de rendez-vous comme VirBELA pour créer un lieu où les membres distants de l'équipe peuvent se réunir sous forme d'avatar. Les différences générationnelle doivent également s’estomper , alors que les jeunes travailleurs à distance "vivent leur vie sur Instagram, telegram", leurs collègues plus âgés trouvent l'engagement virtuel plus difficile.

Évaluation des performances et rémunération

Les entreprises qui travaillent à distance évaluent les travailleurs en fonction de la qualité de leur travail, de la qualité des interactions virtuelles et des réactions des clients et des collègues. Certaines institutions sont amenées à utiliser un logiciel pour suivre la productivité de leurs employés distants et surveiller les fuites de données sensibles.

Sécurité des données et réglementation

Les services informatiques des entreprises ayant une politique de travail à distance doivent mettre en place des solutions éprouvées pour protéger les données de leurs employés, de leur entreprise et de leurs clients. En terme de de réglementation, toute organisation à distance qui envisage d'embaucher des talents à l'échelle mondiale doit tenir compte des lois locales du travail en matière d'embauche, de rémunération, de pensions, de vacances et de congés de maladie. Le respect du RGPDi doit également faire partie de cette analyse .

Cela convient-il à votre organisation ?

Bien sûr, le travail à distance peut ne pas être possible pour l'instant pour certaines organisations, comme les entreprises manufacturières - bien que cela puisse changer avec les progrès de l'impression 3D, de l'automatisation, de la possibilité de créer des jumeaux numériques , de la disponibilité de la 5G , des robots , des objets connectés, de l’IA, des algorithmes et d'autres technologies. Il est certains que l’avènement de l’industrie 5.0 délocalisée a de beaux jours devant elles . De plus, avec la bonne stratégie, les bon processus organisationnel, les technologies et - ce qui est le plus important - le leadership, beaucoup plus d'entreprises, d'équipes et de fonctions qu'on ne l'aurait pensé pourraient se transformer en travail distanciel. Dans ce contexte, les concepts tel que la banque 4.0 et assurance 4.0 sont aussi des horizons a envisager rapidement.

Nombreuses starts up peuvent aujourd’hui se créer sur un modèle complètement basé sur le travail à distance de ses employés, évitant de la sorte tous les coûts immobiliers et d’infrastructures inhérents au lancement d’une activité.

Les grandes entreprises matures peuvent elles aussi réussir leur transition vers un régime hybride ou un régime à majorité éloignée. La question n'est pas de savoir si le travail de n'importe où est possible, mais ce qui est nécessaire pour le rendre possible ?. La réponse est courte : la gestion. Si les dirigeants de l’entreprise soutiennent la communication synchrone et asynchrone, le brainstorming et la résolution de problèmes à distance, s'ils dirigent des initiatives visant à codifier les connaissances en ligne, s'ils encouragent la socialisation virtuelle, la constitution d'équipes et le mentorat, s'ils investissent dans la sécurité des données et la font respecter, s'ils travaillent avec les parties prenantes du gouvernement pour assurer la conformité aux réglementations et s'ils donnent l'exemple en devenant eux-mêmes des employés à distances, les organisations entièrement distancielle pourraient bien devenir l'avenir du travail et le travail à distance la nouvelle normalité.