Le Fonds européen pour les médias et l'information sera géré par la Fondation Calouste Gulbenkian, en partenariat avec l'Institut universitaire européen (IUE). 

L'Observatoire européen des médias numériques, un projet de la Commission européenne réunissant des vérificateurs de faits, des chercheurs universitaires et des experts en éducation aux médias, joue le rôle de conseiller indépendant pour le lancement des appels et l'évaluation et la sélection des projets. Le fonds a une durée initiale de cinq ans, mais une prolongation est possible.

Selon Google, le fonds sera ouvert dans les semaines à venir aux propositions d'universitaires, d'organisations à but non lucratif et d'éditeurs de l'Union européenne, de l'Islande, du Liechtenstein, de la Norvège, de la Suisse et du Royaume-Uni. Des comités indépendants sélectionneront les idées gagnantes, Google ne sera pas impliqué dans le processus de décision.