Un peu d’intimité au bureau, SVP!

Les bureaux ouverts nuisent-ils à l’intimité, un besoin fondamental au travail aussi ? Et donc à l’engagement et à la productivité ?

Un peu d’intimité au bureau, SVP!
©Clou
Solange Berger

Travailler par projet, en collaboration, sur des plateaux ouverts, favoriser les échanges, être connecté 24 heures sur 24,… Voilà la nouvelle tendance sur les lieux de travail. Mais comment ne pas être distrait ? Comment rester concentré, quand arrive une multitude d’informations, quand le téléphone sonne ou quand les collègues discutent à voix haute ? Selon une étude de l’université de Californie, lorsque des collaborateurs travaillent sur un projet, ils sont interrompus en moyenne toutes les onze minutes par des distractions informatiques ou par des collègues. Ces interruptions ont des effets néfastes car on estime qu’une fois distrait notre esprit peut mettre jusqu’à vingt-trois minutes pour se reconcentrer sur la tâche en cours.

Selon Steelcase, société qui aide notamment les entreprises à améliorer leurs espaces de travail, 95 % des travailleurs de la connaissance ont besoin de davantage de tranquillité et d’une certaine discrétion sur le lieu de travail.

"De nombreux employés se plaignent du manque d’intimité dans leur espace de travail. Or nos recherches ont montré qu’il existe un lien important entre intimité et engagement. Plus un employé est satisfait, plus il est susceptible de s’engager dans son travail. Or l’intimité est un critère essentiel de la satisfaction au travail", note Catherine Gall, qui fait partie de l’équipe de recherche de Steelcase, qui compte une vingtaine de personnes. Un autre élément essentiel de la satisfaction est le choix : pouvoir choisir son espace de travail selon la tâche à effectuer.

"Le manque d’intimité est le principal sujet de mécontentement des employés concernant leur espace de travail et dans de nombreux bureaux, le déséquilibre entre collaboration et intimité a atteint un niveau alarmant" , note Catherine Gall.

Or l’intimité est un besoin universel. Chacun a besoin de temps et d’espace pour soi. Au travail aussi. Que ce soit pour prendre du recul, pour effectuer une tâche qui exige de la concentration ou pour recharger ses batteries. "La plupart des entreprises travaillent aujourd’hui par projet dans des espaces ouverts, mais elles ont oublié que pour travailler sur un projet il faut aussi avoir, par moments, du calme et de l’intimité."

L’étude de Steelcase révèle ainsi que 41 % des sondés n’ont pas accès à un bureau où ils peuvent se retirer au calme à certains moments. Quelque 53 % des gens qui n’ont pas leur propre bureau (70 % des sondés travaillent dans un open space) déclarent qu’ils n’arrivent pas à bien se concentrer au bureau. "En plus d’avoir un impact sur le bien-être et l’implication des collaborateurs, cette situation pèse sur la productivité et a donc un coût économique."

Que faire alors ? Faut-il retourner à des espaces de bureaux individuels, fermés, isolés ? Selon Steelcase, l’idéal serait d’offrir un espace de travail qui comporte une large palette de lieux de travail, afin que les collaborateurs puissent utiliser celui qui convient le mieux à un moment donné et pour une tâche précise. Les chercheurs de Steelcase ont ainsi identifié cinq façons différentes de rechercher de l’intimité.

La première est l’anonymat stratégique. "Etre tout le temps disponible implique de jouer un rôle, dont on veut parfois s’extraire. On voit bien que les gens sont différents quand ils sont en pause déjeuner ou à un autre étage. S’ils pouvaient travailler ailleurs qu’à leur emplacement habituel ils travailleraient autrement. Jouer un rôle demande une énergie qu’on ne met pas ailleurs" , explique Catherine Gall.

Autre moyen : l’exposition sélective. "On est surexposé. Il faut pouvoir se dire, je fais le tri dans ce que je veux qu’on voie de moi. Il faut aussi pouvoir utiliser les nouvelles technologies pour décider où l’on passe du temps. On peut très bien communiquer avec l’étranger sans voyager", note la chercheuse, qui constate que "le développement de la mobilité n’est pas confortable pour tout le monde. Pour les personnes timides par exemple, une présentation devant des collègues est un facteur de stress et non de stimulation intellectuelle" . L’exposition sélective implique aussi de contrôler ce qui se dit sur les médias sociaux ou de veiller ou non à afficher des objets personnels sur son lieu de travail, comme des photos.

Troisième élément : la confiance réciproque. "Elle est fortement liée à l’intimité , note Catherine Gall. Comment trouver, au boulot, quelqu’un avec qui on partage une certaine intimité ? Comment renforcer cette confiance ou même créer de l’intimité collective à travers de l’espace ?"

L’autoprotection intentionnelle consiste, elle, à s’isoler des autres afin d’éviter qu’une réflexion ou un comportement ne soit influencé. Des exemples : porter un casque, orienter son écran,… "C’est un besoin vital. Les employeurs doivent y penser avant. Par exemple, en aménageant l’espace de telle façon qu’on voit qui arrive et qu’on ne soit pas surpris par quelqu’un qui arrive par l’arrière."

Enfin, une autre façon de rechercher davantage d’intimité est la solitude voulue. Il s’agit du fait de s’isoler physiquement de ses collègues pour se concentrer, traiter des affaires privées, recharger ses batteries,… Des exemples : s’installer dans un espace plus privé, sortir d’une pièce, s’installer dans un coin isolé,… "Sur un plan spatial il faut permettre aux gens de travailler dans des espaces déconnectés. Il faut pouvoir lâcher prise et utiliser toute son énergie pour la tâche à effectuer. Une solution peut aussi de mettre des écouteurs pour montrer qu’on n’est pas disponible quand on n’a pas d’autre endroit où aller", note Catherine Gall qui constate que "la recherche d’intimité diffère d’un individu à l’autre. Pour certains, travailler à un autre endroit permet de réfléchir différemment et d’apporter d’autres solutions. Pour d’autres, la routine est rassurante. Pour répondre aux besoins de tous, les employeurs devraient tenir compte de ces cinq éléments dans l’aménagement de leurs espaces de travail et laisser le choix aux collaborateurs selon leurs besoins à un moment donné. Il faut un bon équilibre entre les lieux de collaboration et d’isolement".