"Save Your Seat", un système en ligne pour réserver son poste de travail en période Covid-19
Pas facile d'organiser les roulements de personnel dans des bureaux en tenant compte de la distanciation sociale ? Une filiale du groupe Ricoh propose une solution simple et peu coûteuse.
/s3.amazonaws.com/arc-authors/ipmgroup/5347a177-ca2b-4917-954b-a2a26078a3be.png)
Publié le 04-08-2020 à 08h12 - Mis à jour le 04-08-2020 à 08h31
:focal(954x468.5:964x458.5)/cloudfront-eu-central-1.images.arcpublishing.com/ipmgroup/B4M6WZU7YBBU7KIUQNALEOIDWA.jpg)
Dans beaucoup d’entreprises, le télétravail est désormais de rigueur. Mais, on le sait, il faut maintenir aussi un minimum de contact entre les personnes. La Première ministre l’a rappelé, il y a la possibilité d’organiser des tournantes, question de respecter les distances de sécurité et le nombre de personnes au travail dans les mêmes espaces. Un travail simple pour les petites organisations, mais un casse-tête pour les grands ensembles, notamment ceux accueillant le personnel dans des “open spaces” où il est souvent impossible de scinder les bureaux. Le cas est encore plus complexe lorsque les employés ne disposent pas de bureau personnel. Comment attribuer les places tout en respectant la conformité aux règles sanitaires actuelles ? La société flamande Orbid, filiale du groupe Ricoh, propose à cet égard une solution à la fois efficace, pratique, et facile à gérer et à utiliser. Cerise sur le gâteau, elle n’est pas très coûteuse et varie, bien entendu en fonction du nombre de places à gérer. Testé dans la maison
“Il s’agit d’une solution en ligne, “Save Your Seat”, qui permet de gérer les roulements de personnel”, nous explique Mounia Wanzi, responsable de la communication chez Ricoh Belgique où la solution est utilisée et proposée aux clients. En ligne, c’est-à-dire qu’elle ne demande pas d’installation particulière de la part des services informatiques.
“En effet, il y a surtout un travail demandé à la gestion des ressources humaines”, explique Guido Cousse Supervisor Business Marketers chez Ricoh Belgique. “La procédure est très simple. D’abord, les responsables RH nous fournissent un plan de l’entreprise avec la disposition des locaux, des bureaux et des places. Ensuite, nous introduisons ces plans dans le système et nous réservons l’espace adéquat dans un data center, totalement sécurisé, bien entendu. Enfin, une fois le système mis en place, la procédure est classique : l’utilisateur s’identifie sur la plateforme, il localise l’endroit où il veut travailler à tel moment. Il voit si des places sont disponibles, et réserve son créneau”, reprend Guido Cousse. Solution modulable
Les agendas et le cadre légal évoluant, les utilisateurs peuvent modifier leurs réservations pour libérer des places qui ne seront pas utilisées, et pour leur part, les gestionnaires RH peuvent modifier les plans pour diminuer le nombre de places dans un espace défini, ou l’augmenter, ou en changer la disposition. On peut y ajouter aussi les salles de réunion et les espaces de rencontre qui peuvent ainsi être réservés et contrôlés par les gestionnaires RH.
Le service Orbid “Save Your Seat” est disponible en plusieurs langues. Son coût ? Il dépend du nombre de plans à intégrer, du nombre de personnes à gérer, et des options choisies. Pour un plan simple comportant 40 postes de travail, il en coûte moins de 20 euros par an et par personne. Pour se libérer d’une gestion fastidieuse…