Le télétravail représente-t-il un coût supplémentaire ?

"Dans certaines entreprises, il a fallu passer presque du jour au lendemain d’un équipement de 100 postes fixes à 100 portables pour travailler de la maison. De nombreuses sociétés n’étaient pas équipées", constate Olivier Struye, Head of Presales Belux de VMware, société informatique. "Il a fallu commander des centaines de laptops, ce qui a entraîné des ruptures de stock chez les fournisseurs. Il a fallu aussi sécuriser les systèmes et les renforcer pour travailler à distance. Les premières semaines, ce fut un vrai challenge. Après un bon mois, les services IT des entreprises ont réellement mis en place une politique de sécurité. Dans une troisième phase, les entreprises ont dû repenser leur façon de gérer leur parc informatique. Il a fallu répondre à la demande de façon structurée cette fois." Tout cela a entraîné des coûts importants, difficiles, voire impossibles, à chiffrer. À cela s’ajoutent les coûts liés aux ressources humaines. Trouver des solutions a nécessité parfois un travail à temps plein des responsables RH.

D’un autre côté, le travail à distance permet une forte réduction de certains coûts : chauffage, électricité dans les bureaux,… et coûts de voyage. "Avions, hôtels, restaurants,… tous ces frais sont en baisse. C’est un budget important qui s’est libéré chez nous et qui a été investi dans la modernisation de la société", raconte Olivier Struye.

Et pour l’employé ? Un accord conclu entre l’employeur et le travailleur peut prévoir un remboursement des frais liés au fait que le collaborateur travaille de chez lui (électricité, chauffage…). Le forfait maximum admis est de 129,48 euros par mois. L’accord peut prévoir également un remboursement forfaitaire de 20 euros si le travailleur se sert de son ordinateur privé et de 20 euros s’il utilise une connexion internet privée.

Acheter ou louer du matériel ?

Chez Ricoh Belgique, si l’on garde l’image d’un environnement porté par les imprimantes et les photocopieuses, le cœur d’activité est surtout dédié aux solutions numériques globales fournies aux entreprises. Ici, le boss, Eric Gryson est constamment à la recherche de nouvelles idées. Et actuellement, dans le cadre de l’amplification du télétravail, il propose un service Home Office Bundle qui permet aux clients de louer un ensemble de matériel de bureau, en fonction de leur budget. Le principe de la location est intéressant dans la mesure où personne ne sait combien de temps la situation actuelle perdurera. Et pour des PME employant du monde, l’investissement peut être trop important. Ici, le paquet de base, comprenant un ordinateur portable, un clavier, une souris, un écran de 27 pouces (c’est grand !) et un micro-casque, se loue à 30 euros hors TVA par mois sur base d’un contrat de 36 mois. L’achat de ce même matériel reviendrait à 1 125 euros hors TVA. Un configurateur permet toutefois d’adapter le paquet, en y ajoutant des éléments comme un système de téléconférence, une imprimante, etc. Le système de luxe contient un ordinateur très performant, un clavier, une souris, un écran de 27 pouces, un casque sans fil, une chaise de bureau et une petite imprimante. Le tout pour 85 euros par mois sur base d’un contrat de 36 mois. L’achat de ce même matériel reviendrait à 2 850 euros hors TVA.