Le télétravail force les entreprises à revoir l'organisation

Avec le confinement, la pratique du télétravail, quand elle était possible, s’est généralisée en Belgique. Des entreprises revoient leur organisation.

Bien avant la crise du Covid-19, Sodexo Benefits&Rewards Services, filiale dédiée à l’émission de titres-services, chèques repas, éco-chèques et autres solutions digitales, s’était penchée sur la question du télétravail. "Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail représentaient la principale cause d’émissions de CO2 de l’entreprise. Le télétravail était une piste étudiée pour y remédier", explique Tonia Gaggini, DRH de Sodexo Benefits&Rewards Services. "Depuis cinq ans et notre déménagement dans notre nouveau siège boulevard de la Plaine à Ixelles, nous avions commencé à équiper les collaborateurs avec un portable et une connexion à domicile. Deux semaines avant le confinement, nous avons anticipé la situation et nous sommes assurés que tout le monde avait sa clé VPN, que la bande passante suffisait et que la sécurité était garantie. Nous avons aussi organisé une journée test."

Avant le confinement, environ 12 % du temps de travail se faisait en télétravail. "Du jour au lendemain, nous sommes passés à 100 %. Maintenant, une majorité de collaborateurs reste en télétravail", précise Tonia Gaggini.

En mai, un groupe de travail intégrant 40 collaborateurs volontaires a été mis en place afin de repenser la vision du travail. "Nous nous sommes projetés à trois ans. Une vision a été définie : chaque collaborateur a le choix de travailler d’où il le souhaite en toute confiance et dans l’intérêt collectif. L’idée est de permettre à chacun de s’organiser au mieux, sans quota, mais en tenant compte de la dynamique de l’équipe. Cette approche est basée sur l’intelligence collective et responsabilise chacun. Il s’agit également de voir s’il y a du sens à venir au bureau : pour le travailleur, l’équipe, l’entreprise."

Les espaces de travail ont également été repensés. "Avant, nous fonctionnions par département. Maintenant, les espaces sont conçus pour répondre aux différentes activités au fil de la journée : zones de silence pour se concentrer, d’échanges, de brainstorming… Nous n’avons pas de volonté de réduire les espaces de travail, mais plutôt de les optimaliser pour qu’ils répondent mieux à nos besoins."

Des coûts

Pour garder le lien avec ses quelque 300 collaborateurs, outre des contacts réguliers, l’entreprise organise, entre autres, chaque mois une visioconférence avec tous les collaborateurs qui le souhaitent. "Nous le faisions avant en présentiel. La participation a fortement augmenté", souligne la DRH. "Certains organisent aussi des pauses-café ou des déjeuners virtuels. Chacun, à sa manière, essaye de rester en contact. Nous avons conservé une ligne, avec un partenaire externe, pour les questions psychologiques, juridiques…"

Sodexo a également lancé un second groupe de travail pour réfléchir aux indemnités à accorder pour couvrir les coûts liés au télétravail. "Si tout le monde est en télétravail, c’est facile car tout le monde reçoit la même chose. Après, il faudra voir comment s’organiser de la manière la plus juste. La réflexion est en cours. Pour l’instant, nous intervenons dans les coûts de connexion mais pas pour le chauffage ou l’électricité. Mais nous n’avons pas non plus touché aux indemnités de déplacement domicile-travail, alors que la plupart des collaborateurs restent chez eux…"

Chez Dell, les nouveaux bureaux sont vides

Quelques semaines avant le lockdown, les employés de Dell Belux avaient commencé à s’installer dans leurs nouveaux bureaux, dans la périphérie bruxelloise. L’idée : les rassembler en un seul environnement de travail. Puis, le télétravail, déjà pratiqué par 30 % des employés de l’entreprise informatique, est devenu la norme, sauf pour quelques-uns, désireux de travailler au bureau. Mardi, à l’entrée du bâtiment, nous croisons un employé, masqué, transportant du matériel, un écran d’ordinateur et un clavier, visiblement pour travailler à distance. À la réception, seule, une sympathique employée nous accueille. On parle un peu. Dans le grand bâtiment, il y a cet après-midi… un seul employé, en plus d’elle. “Il y a quelques semaines, il y a eu un peu de monde qui est revenu, par groupes d’une quinzaine de personnes, dans des locaux aménagés, désinfectés, avec la distance entre les personnes. Mais, maintenant, ils travaillent tous de chez eux”, nous explique-t-elle. Avant cette seconde offensive du coronavirus, Arnaud Bacros, le patron de Dell Belux, estimait probable de voir la proportion d’employés au télétravail, passer à quelque 50 %, dans un régime hybride, avec des passages au bureau réguliers. Aujourd’hui, et à plus forte raison suite aux directives du gouvernement, ce scénario devrait une nouvelle fois être remis en question. Chez Dell, on a en tout cas pris les mesures pour faire face à toutes les éventualités, tant en interne que pour les clients. Des modules explicatifs assortis de vidéos montrent en détail les aspects à prendre en compte pour travailler totalement à distance, de manière hybride, en tenant compte de la sécurité, des paiements. On y trouve même des explications sur l’enseignement (et l’étude) à distance.

Acheter ou louer du matériel ?

Chez Ricoh Belgique, si l’on garde l’image d’un environnement porté par les imprimantes et les photocopieuses, le cœur d’activité est surtout dédié aux solutions numériques globales fournies aux entreprises. Ici, le boss, Eric Gryson est constamment à la recherche de nouvelles idées. Et actuellement, dans le cadre de l’amplification du télétravail, il propose un service Home Office Bundle qui permet aux clients de louer un ensemble de matériel de bureau, en fonction de leur budget. Le principe de la location est intéressant dans la mesure où personne ne sait combien de temps la situation actuelle perdurera. Et pour des PME employant du monde, l’investissement peut être trop important. Ici, le paquet de base, comprenant un ordinateur portable, un clavier, une souris, un écran de 27 pouces (c’est grand !) et un micro-casque, se loue à 30 euros hors TVA par mois sur base d’un contrat de 36 mois. L’achat de ce même matériel reviendrait à 1 125 euros hors TVA. Un configurateur permet toutefois d’adapter le paquet, en y ajoutant des éléments comme un système de téléconférence, une imprimante, etc. Le système de luxe contient un ordinateur très performant, un clavier, une souris, un écran de 27 pouces, un casque sans fil, une chaise de bureau et une petite imprimante. Le tout pour 85 euros par mois sur base d’un contrat de 36 mois. L’achat de ce même matériel reviendrait à 2 850 euros hors TVA.