Lors de l’engagement de personnel, plusieurs formalités administratives doivent être accomplies, parfois avant même l’entrée en fonction du travailleur. Le non-respect de ces obligations est sanctionné.

D'abord, il faut vérifier les données à la BCE (banque carrefour des entreprises). Toutes les données de l’entreprise (dénomination, forme juridique, adresses des unités d’établissement…) doivent être complètes et correctes. Il est toujours possible de corriger ou compléter, a posteriori, ces données inexactes (via le guichet d'entreprises UCM).

Ensuite, l'employeur qui embauche son premier collaborateur devra s'affilier à plusieurs organismes.

L'ONSS (Office national de sécurité sociale), une compagnie d'assurances dès le premier jour de travail, un service externe pour la prévention et la protection au travail (ou médecine du travail), une caisse de vacances pour ouvriers et des organismes sectoriels (lorsque l'affiliation y est rendue obligatoire par la commission paritaire compétente).

Dimona

Il ne faudra pas non plus oublier d'établir une déclaration électronique ONSS, appelée Dimona. Il s'agit d'un message électronique envoyé par l’employeur, pour l’informer de l’entrée en service ou de la sortie d’un travailleur. La Dimona d’entrée doit être réalisée au plus tard avant le début des prestations.

Dans la foulée, plusieurs documents devront être élaborés :

  • Le règlement de travail qui définit les droits et obligations à respecter dans l’entreprise. Une procédure particulière doit être respectée pour sa rédaction et sa modification;
  • Le contrat de travail précise les "modalités d’occupation du travailleur" (rémunération brute, horaire de travail…). La plupart des contrats de travail doivent être signés au plus tard au moment où le travailleur débute ses prestations. À défaut, le travailleur est engagé pour une durée indéterminée et/ou est libre de choisir son régime de travail et son horaire de travail parmi ceux définis dans le règlement de travail;
  • Le registre du personnel, à compléter sur support papier ou électronique dès le début des prestations du travailleur en cas d’occupation de travailleurs pour lesquels une Dimona n’est pas obligatoire (bénévoles, certains stagiaires…).

Si d'aventure, toutes ces obligations ne sont pas respectées, l'entrepreneur s'expose à des sanctions comme des amendes, un refus de déduction de certains frais professionnels, une non couverture par l’assurance professionnelle ou encore une non application des aides à l’emploi.