Déclaration fiscale: comment mettre en place des frais forfaitaires qui tiennent la route ?

Postuler la déduction de vos frais professionnels réels peut cependant s’avérer être un travail assez laborieux (justificatifs à conserver, limitation des montants selon le type de frais, etc.). De même, pour un employeur/une entreprise, indemniser ses travailleurs/son dirigeant en lui remboursant ses frais professionnels uniquement sur la base de pièces justificatives représente une charge de travail assez lourde sur le plan administratif. Pour cette raison, bénéficier de remboursements forfaitaires de frais peut se révéler être une alternative intéressante et attractive sur le plan financier.

Des indemnités non imposables…

En effet, tant sur le plan fiscal que social, les remboursements de dépenses dont la charge incombe à l’employeur sont exclus de la notion de rémunération et, de ce fait, constituent des indemnités non assujetties aux cotisations de sécurité sociale et non imposables dans le chef du travailleur. Lorsque ces remboursements s’effectuent de manière forfaitaire, il est toutefois recommandé de respecter certaines règles et ce, afin de bénéficier d’une sécurité juridique optimale tant sur le plan fiscal que social.

Des conditions à respecter…

Sur le plan fiscal, l’administration accepte que des remboursements de frais s’opèrent de manière forfaitaire lorsque les forfaits mensuellement octroyés sont établis sur la base de normes dites “sérieuses”.

L’administration fiscale considérera notamment une indemnité forfaitaire comme “sérieuse”, soit, si les montants remboursés sont similaires à ceux que l’État belge octroie à ses agents (tel sera par exemple le cas de l’indemnité journalière pour frais de séjour en Belgique ou de l’indemnité pour voyage de service à l’étranger) ; soit, si ces montants ont été validés par le biais d’un accord fiscal.

Un tel accord nécessite aujourd’hui l’introduction par l’employeur d’une demande de décision anticipée auprès du Service des Décisions Anticipées (SDA) du SPF Finances (www.ruling.be). Cet “accord” procure une sécurité fiscale pour une durée de 5 ans puisqu’il garantit que les indemnités forfaitaires qui seront octroyées pendant cette période ne seront pas imposables dans le chef du travailleur pour autant que les termes de l’accord soient respectés. Une fois l’accord arrivé à échéance, un renouvellement pourra être demandé.

L’accord se négocie par catégorie de fonction existant au sein de l’entreprise et non individuellement.

À titre illustratif, il ressort des décisions publiées par le SDA que les montants mensuels suivants ont déjà été acceptés :

- frais de connexion Internet et ligne fixe : 20 euros/mois

- frais de garage : 50 euros/mois

- frais de carwash : 15 euros/mois

- frais de parking : 15 euros

- frais de bureau à domicile : entre 50 et 125 euros/mois.

Concernant les frais de bureau à domicile, il importe également de considérer qu’en raison de la crise actuelle et face à l’augmentation conséquente du nombre de personnes en situation de télétravail, le SDA a mis en place une procédure de demande dite fast track en matière de frais propres à l’employeur en ce qui concerne les frais engendrés par un bureau à domicile. Sur la base de cette procédure accélérée, il est actuellement et pendant la durée de la crise Covid-19 possible d’accorder un montant de 126,94 euros par mois à titre de frais de bureau à domicile pour le travailleur en situation de télétravail.

Sur le plan social, l’ONSS accepte également que certains remboursements de frais se fassent sur une base forfaitaire. Attention : les montants acceptés par l’ONSS et les conditions édictées pour pouvoir bénéficier de tels remboursements ne coïncident pas toujours avec les montants acceptés sur le plan fiscal. L’ONSS a publié une liste des forfaits acceptés à titre de remboursements de frais propres à l’employeur.

Gare aux abus !

Si le système des remboursements de frais forfaitaires se veut séducteur, il échet toutefois d’en respecter les limites :

- la mise en place d’un système de remboursement de frais forfaitaires suppose évidemment que les frais concernés par le forfait ne soient pas déjà pris en charge par l’employeur (pas de double indemnisation) ou ne fassent l’objet d’une déduction fiscale parce que le travailleur revendique également la déduction de ses frais professionnels réels dans sa déclaration fiscale ;

- dans certains cas, il faudra être vigilant. Ainsi, en cas d’activité professionnelle imposable à l’étranger (le salary split notamment), il sera parfois nécessaire de proratiser l’indemnité octroyée ;

- il convient d’éviter les remboursements forfaitaires déraisonnables ou non justifiables. En cas de contrôle fiscal, faute d’un dossier bien étayé ou d’un accord fiscal (ruling), ces remboursements risqueraient de se voir requalifier par l’administration en rémunérations déguisées, ce qui pourrait avoir un impact financier significatif tant pour l’employeur que pour le travailleur.

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