Article réservé aux abonnésVos réunions au travail sont trop longues ou trop nombreuses ? Voici les conseils pour les rendre efficaces
Dans certaines entreprises, les réunions se multiplient pour discuter de l'organisation de la journée, des changements dans la boîte ou tout simplement faire des "débriefs". Ces moments censés améliorer l'organisation peuvent vite devenir chronophages, voire contre-productifs. Une enquête met justement en lumière des pistes pour limiter ces rendez-vous parfois jugés superflus.
- Publié le 22-05-2025 à 16h02
Chaque semaine, en moyenne, environ trois heures seraient "perdues" en réunion, selon une étude. Cela peut même monter à six heures dans certains cas. Ces heures précieuses pourraient pourtant être investies dans des tâches plus efficaces. Comment y remédier ?
C'est la question sur laquelle s'est penchée Protime, une entreprise spécialisée dans la gestion du temps et du personnel, à travers une enquête auprès de 1 000 salariés belges francophones. L'objectif est de s'intéresser aux frustrations des employés et d'apporter des solutions aux entreprises.
Selon l'enquête, quatre employés sur dix sont agacés par les réunions organisées au bureau. Elle révèle aussi que près de trois quarts des salariés ressentent cet agacement de temps à autre, tandis que les autres affirment le ressentir souvent, voire systématiquement. Ce ressenti se marque avec l'âge puisque près de 45 % des plus de 55 ans ne les supportent pas contre environ 30 % pour les moins de 35 ans.
Des frustrations justifiées
La plupart des employés interrogés considèrent ces réunions comme inutiles, que trop de temps est accordé à des sujets non pertinents et que le meeting se termine sans prise de décision concrète. D'autres trouvent que l'objectif du jour est rapidement oublié. En effet, des discussions peuvent s'écarter du sujet, ce qui ne rend pas la réunion efficace.
Un peu plus d'un cinquième des personnes interrogées n'apprécient pas les réunions qui durent trop longtemps. Plus précisément, plus de quatre employés sur dix ne parviennent pas à se concentrer au-delà d'une demi-heure. Alors qu'après quarante-cinq minutes, plus de trois quarts des participants décrochent.
"Les réunions ne constituent pas une fin en soi, mais un moyen stratégique. Si trois personnes sur quatre décrochent mentalement après quarante-cinq minutes, il faut arrêter d'organiser des réunions par habitude. Le temps est notre plus précieuse ressource : considérons les réunions comme un investissement et pas comme un automatisme," observe Lode Godderis, professeur de médecine du travail à la KU Leuven.
Que faire pour aboutir à une culture de réunion plus saine ?
L'enquête donne quelques pistes pour rendre les réunions plus productives. "Heureusement, pour plus de quatre employés sur cinq, des efforts sont accomplis dans le bon sens. Par exemple, lorsque chaque réunion affiche un objectif clair, défini préalablement ou qu'on respecte un planning strict pour traiter tous les points de l'ordre du jour. Cela permet d'instaurer une culture de réunion plus saine et d'éviter que les participants ne les perçoivent comme du temps perdu", explique Florent Bovicelli, porte-parole de Protime.
Si chaque participant prépare la réunion, qu'un ordre de jour est respecté, qu'un président est désigné, que la participation est active avec des stand-up pour présenter des points et que les ordinateurs et smartphones sont interdits, cela peut augmenter la productivité, selon les personnes interrogées.
"Conduire des réunions de manière efficace n'a pas seulement pour effet de gagner du temps. Cela permet aux collaborateurs de travailler de façon plus concentrée tout en renforçant la cohésion de l'équipe. En abordant les réunions autour d'objectifs précis, on crée de l'espace pour la collaboration, de meilleures relations entre collaborateurs et on atteint des résultats supérieurs" conclut Florent Bovicelli, porte-parole de Protime.
